Bước 1: Hỏi thăm thông tin – tên cơ quan, giấy giới thiệu, giữ CMND hoặc giấy tờ tùy thân của khách(trừ các nhà cung cấp có trong danh sách thường xuyên ra vào có chữ ký của GĐ tòa nhà)

Bước 2: Đưa thẻ ra vào cho khách

Bước 3: Mời khách vào khu vực chờ/phòng chờ và báo cho nhân viên lễ tân

Bước 4: Liên hệ với bộ phận hẹn gặp

Nhân viên lễ tân liên hệ với bộ phận hẹn gặp, nếu người cần hẹn gặp đồng ý thì chuyển qua bước 4. Nếu không đồng ý hoặc không liên hệ được thì bảo vệ báo lại khách tế nhị, lịch sự để khách hẹn lại vào lần sau.

Bước 5: Dẫn khách lên bộ phận cần hẹn gặp.

Bước 6: Ghi hồ sơ quá trình ra vào của khách

Bước 1: Nhận thông tin

Bảo vệ cần ghi nhận các thông tin sau:

• Vụ việc gì? Ở đâu? Người báo là ai?
• Xác định vụ việc này nhỏ hay nghiêm trọng?
• Cập nhật vào sổ theo dõi ( tùy theo mức độ nghiêm trọng của vụ việc mà việc cập nhật có thể thực hiện ngay hoặc thực hiện sau)

Bước 2: Xử lý vụ việc

• Đội bảo vệ cắt cử người trực tiếp đến xác minh vụ việc xảy ra hay không tại hiện trường hoặc qua điện thoại sau đó báo cho cấp trên/ người có liên quan nếu vụ việc nghiêm trọng.
• Đối với các vụ việc xảy ra thông thường: trộm cắp nhỏ, đánh lộn, cháy nhỏ,… Đội bảo vệ tự xử lý bằng chuyên môn nghiệp vụ của mình.
• Đối với các vụ việc nghiêm trọng, cấp bách: cháy nổ, đánh lộn có hung khí, án mạng, bạo động,… ngoài các việc xử lý trong khả năng của mình, đội bảo vệ phải báo ngay cho cấp trên để nhận chỉ đạo.

Bước 3: Ghi hồ sơ vụ việc

• Các biên bản liên quan đến vụ việc như: Biên bản vụ việc, biên bản khám nghiệm hiện trường, biên bản thu hồi và bàn giao tang vật, biên bản ghi lời khai, biên bản giải quyết,… Tường trình của người bị hại, người gây ra vụ việc, nhân chứng,…và các biên bản liên quan: cam kết, bão lãnh,...

Bước 4: Báo cáo

• Người thụ lý vụ việc phải báo ngay cho cấp trên liên quan trong ngày.

Các tòa nhà văn phòng thường quy định các giờ cố định cho việc vận chuyển hàng hóa ra vào, bảo vệ có trách nhiệm nhắc nhở các cá nhân/ công ty tuân thủ quy định này.

1.Đối với hàng hóa mang vào

Bước 1: Chào khách, đề nghị khách vào khai báo đồ đạc, tài sản, thông tin công ty.

Bước 2: Kiểm tra số lượng và tình trạng hàng hóa

Bước 3: Ghi thông tin vào sổ theo dõi

Bước 4: Hướng dẫn khách sử dụng thang chuyển hàng hoặc lối đi cho khách.

2. Đối với hàng hóa mang ra

Bước 1: Đề nghị khách khai báo loại hàng, số lượng và kiểm tra tính hợp lệ của phiếu xuất hàng hóa có chữ ký hợp lệ của người liên quan ( có dấu mộc đỏ của công ty). Trường hợp khách không thực hiện đúng thủ tục thì bảo vệ giữ khách và tài sản lại, thông báo cho người có liên quan và xử lý vi phạm ( nếu có)

Bước 2: Kiểm tra thực tế số lượng, tình trạng hàng hóa

Bước 3: Ký xác nhận vào phiếu xuất hàng hóa

Bước 4: Hướng dẫn khách lối ra

Bước 5: Cập nhật thông tin vào sổ theo dõi và lưu phiếu xuất hàng.

Đối với các nhà hàng, cửa hàng có bãi xe, quy trình làm việc của bảo vệ bao gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Giúp khách dừng xe

Khi khách vừa đến nhân viên bảo vệ chào khách, giúp khách dừng xe, đá chống, đặc biệt đối với khách nữ. Trường hợp trời mưa thì trong tay luôn phải thường trực ô để che cho khách.

Bước 2: Kiếm tra nhanh xem xe có còn gương không, có bị vỡ hay mất, hư hỏng chi tiết nào không và báo cho khách biết.

Bước 3: Ghi phiếu giữ xe/ đưa thẻ xe cho khách, hướng dẫn khách chỗ đậu xe

Bước 4: Giúp khách lấy đồ nếu khách có nhiều đồ hoặc đồ nặng, khó lấy.

Bước 5: Mời khách vào nhà hàng, cửa hàng.

Bước 6: Đẩy xe một cách cẩn thận vào bãi xe

Bước 7: Thường xuyên 5-10 phút đi kiểm tra một vòng xem có sự cố rò rỉ xăng, đổ xe,...hay không.

Bước 8: Nhận yêu cầu trả xe của khách – nhận vé xe từ khách và kiểm tra nhanh xem đặc điểm xe, sau đó lấy xe và dắt xe ra một cách cẩn thận cho khách, cảm ơn khách đã ghé nhà hàng/ cửa hàng và chào khách.